Integritetspolicy

1. Introduktion

SigneraDokument.se respekterar din integritet och följer GDPR (Dataskyddsförordningen). Denna policy förklarar hur vi samlar in, använder, lagrar och skyddar dina personuppgifter.

2. Personuppgiftsansvarig

A Fält AB (org.nr 559479-9792), Malmö, som driver SigneraDokument.se, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du når oss på hej@signeradokument.se.

3. Vilka uppgifter samlar vi in?

Vi samlar in följande uppgifter när du använder tjänsten:

• E-postadress (till dig som beställer och till signerare)
• Namn (på signerare) och eventuellt företagsnamn
• Mobilnummer (valfritt, för SMS-inbjudan och påminnelser)
• Personnummer (valfritt, om en signatur ska låsas till en viss person, samt det personnummer som registreras när någon signerar med BankID)
• Dokument du laddar upp
• Betalningsinformation (hanteras av Mollie, vi lagrar inte kort- eller Swishuppgifter)
• IP-adress och webbläsarinformation (för säkerhet, missbruksskydd och statistik)

4. Ändamål och rättslig grund

• Utföra tjänsten (skicka dokument till signerare, skicka inbjudningar och påminnelser via e-post och SMS, ta emot betalning och leverera de signerade dokumenten): fullgörande av avtal, art. 6.1 b GDPR. För signerare som inte själva är avtalspart sker behandlingen med stöd av berättigat intresse, art. 6.1 f GDPR, att genomföra den signering som beställaren har begärt.
• Kvitton, fakturor och bokföring: rättslig förpliktelse, art. 6.1 c GDPR (bokföringslagen).
• Statistik, säkerhet och missbruksskydd: berättigat intresse, art. 6.1 f GDPR.

5. Personuppgiftsbiträden och underleverantörer

Vi delar uppgifter endast med de leverantörer som behövs för att tillhandahålla tjänsten:

• BankSignering.se (Sverige): e-signering med BankID. Signeringstjänsten tar emot dokumentet och signerarnas uppgifter och lagrar de signerade avtalen.
• Mollie (Nederländerna): betalningar.
• Resend (USA): utskick av e-post. De signerade dokumenten bifogas i e-postmeddelandet när alla har signerat och passerar därför Resend.
• 46elks (Sverige): utskick av SMS.
• Fly.io: drift av webbplatsen, databasen och uppladdade filer på servrar i Stockholm.
• Tigris: lagring av säkerhetskopior av databasen. Lagringsplatsen väljs automatiskt och kan ligga utanför Sverige.
• Bokio (Sverige): fakturering av företagskunder med fakturaavtal.
• Umami: cookie-fri besöksstatistik som vi driftar själva hos Fly.io.

För äldre ordrar som skapades hos vår tidigare signeringsleverantör (Inleed/docsign.se) används den leverantören enbart för att radera de gamla avtalen.

6. Överföring till tredje land

Vissa leverantörer, bland annat Resend (e-post) och i förekommande fall lagringen av säkerhetskopior, kan behandla uppgifter i USA eller i andra länder utanför EU/EES. Sådana överföringar sker med skyddsåtgärder enligt GDPR kapitel 5, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

7. Var lagras uppgifterna?

Webbplatsen, databasen och de dokument du laddar upp lagras hos Fly.io i Stockholm. De signerade PDF-filerna sparar vi inte själva. De lagras av signeringstjänsten och skickas via e-post (Resend) till dig och signerarna när alla har signerat. Säkerhetskopior av databasen replikeras till Tigris.

8. Hur länge sparas uppgifterna?

• Slutförda ordrar: uppladdade filer och uppgifter om signeringen rensas 30 dagar efter slutförandet.
• Avbrutna ordrar: rensas normalt 7 dagar efter avbrytandet.
• Obetalda ordrar: rensas efter 48 timmar, i praktiken inom cirka 72 timmar eftersom städningen körs varje natt.
• Ordrar som inte blivit färdigsignerade avbryts och rensas normalt 30 dagar efter att de skapades.
• Fullt signerade ordrar som ännu inte kunnat levereras kan behållas för nya leveransförsök och manuell hantering, som längst 60 dagar från att ordern skapades. Därefter avslutas och rensas de. Detta gäller inte ordrar där samma person signerat flera roller. Har leveransen lyckats gäller i stället 30 dagar efter slutförandet.

Rensningen tar bort dokument, filnamn, meddelanden, mottagarens e-postadress och signerarnas namn, e-postadresser, telefonnummer, företagsnamn och personnummer ur våra aktiva ordersystem. Orderrader, dokumentantal och signaturernas referens-id behålls för statistik, förbetald förbrukning och verifiering via verifieringssidan.

För betalda ordrar med ett belopp över 0 kronor behålls beställarens e-postadress tillsammans med ordernummer, datum, belopp och betalnings-ID som underlag för försäljningen och för att kunna ta fram kvitton. E-postadressen rensas vid ingången av det åttonde året efter betalningsåret (betalning under 2026 innebär rensning från 1 januari 2034). Övriga order- och betalningsuppgifter raderas inte av denna rensning. Rättslig grund för bokföringsunderlag är rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR. Gratisordrar och fakturakundordrar med belopp 0 behåller inte beställarens e-postadress efter orderrensningen; fakturaunderlag hanteras separat i Bokio.

Ytterligare undantag:

• Företagsordrar som ska faktureras månadsvis behålls tills de har fakturerats. Därefter gäller orderns ordinarie rensningstid.
• För vissa företagskunder med särskilt avtal, exempelvis anställningsflödet Liveside, gäller separat lagring.
• Säkerhetskopior kan innehålla uppgifterna en begränsad tid efter rensningen.
• Vi begär att signeringstjänsten raderar avtalen när ordern rensas. Signeringstjänsten kan tillämpa egna lagringstider för redan signerade avtal.

9. Verifiering och signeringsverifikat

På verifieringssidan kan den som har ett signerat dokument kontrollera det. I resultatet på skärmen visas personnumret maskerat. Det nedladdningsbara verifikatet (signeringsbeviset) innehåller däremot signerarnas fullständiga personnummer och IP-adress, eftersom det ska kunna användas som bevis för vem som har signerat. Verifikatet kan tas fram av den som har det signerade dokumentet.

10. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• Få tillgång till dina personuppgifter
• Rätta felaktiga uppgifter
• Få dina uppgifter raderade (rätt att bli glömd), med de begränsningar som följer av lag
• Begära begränsning av behandlingen
• Invända mot behandling som grundas på berättigat intresse
• Begära dataportabilitet

Om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

11. Cookies och statistik

Vi sätter inga cookies för besökare. Den enda cookie vi använder är en sessionscookie vid inloggning i vår egen administrationspanel. Vår besöksstatistik (Umami och egen statistik) fungerar utan cookies. Vi lagrar inte IP-adresser i klartext i statistiken, bara en förkortad hash som byts varje dygn. Vid betalning kan vår betaltjänst Mollie sätta tekniskt nödvändiga cookies för bedrägeriförebyggande, vilka är undantagna från samtyckeskrav.

12. Säkerhet

Alla uppgifter skyddas med krypterad överföring (TLS/HTTPS) och lagras på krypterade volymer hos vår driftleverantör. Länkar till status- och signeringssidor innehåller slumpmässiga nycklar som inte går att gissa.

13. Kontakta oss

För frågor om integritet eller för att utöva dina rättigheter, kontakta A Fält AB på hej@signeradokument.se.