E-signering för HR och personalavdelningar

Digitalisera hela anställningsprocessen - från onboarding till offboarding, GDPR-säkert och effektivt

Fördelar med e-signering för HR

HR-avdelningar hanterar stora mängder dokument som kräver underskrifter. E-signering med BankID förenklar hela processen:

Snabbare onboarding

Nya medarbetare kan signera alla dokument innan dag 1. De kan börja jobba direkt.

Mindre administration

Ingen utskrift, skanning eller arkivering av papper. Allt sparas digitalt automatiskt.

GDPR-kompatibelt

Automatisk radering efter 30 dagar. Stark säkerhet med BankID-identifiering.

Distansanställning

Perfekt för remote-anställningar. Anställ talanger från hela landet utan fysiska möten.

Bättre spårbarhet

Full logg över vem som signerat vad och när. Enkelt att visa vid revision.

Lägre kostnader

49 kr per dokument istället för dyra HR-system eller månadsavgifter.

Användningsområden för HR

Anställningsavtal

Det viktigaste dokumentet i rekryteringsprocessen. Läs mer om att signera anställningsavtal digitalt:

Skicka anställningsavtal direkt efter muntligt erbjudande
Kandidaten kan signera samma dag
Medarbetaren kan börja tidigare när allt är klart snabbt
Perfekt för distansanställningar - inget kontor besök behövs
Tydlig dokumentation av alla anställningsvillkor

Sekretessavtal och tystnadsplikt

Ofta behövs innan medarbetaren börjar. Läs mer om att signera sekretessavtal digitalt:

Skicka tillsammans med anställningsavtalet
Medarbetaren signerar allt samtidigt
Extra viktigt för roller med tillgång till känslig information
Kan signeras även före anställningens start

Ändringsavtal

Vid förändringar under anställningen:

Löneökningar och justeringar
Ändrad arbetstid eller tjänstgöringsgrad
Nya arbetsuppgifter eller titel
Distansarbete och hybridarbete
Förändrade förmåner

Uppsägningar och avgångsavtal

Vid anställningens slut:

Uppsägning från arbetsgivare eller arbetstagare
Avgångsavtal och överenskommelser
Bekräftelse av sista arbetsdag
Återlämning av utrustning och nycklar

Personalhandbok och policydokument

Bekräfta att medarbetaren tagit del av viktiga dokument:

Personalhandbok och företagsregler
IT-policy och säkerhetspolicy
Alkohol- och drogpolicy
Likabehandlingsplan
GDPR-information och samtycken

Kompetensutveckling och utbildning

Avtal kring kompetensutveckling:

Utbildningsavtal med återbetalningsskyldighet
Certifieringar och licensavtal
Studieledighet och karriärutveckling

Förmåner och extraförsäkringar

Dokument kring anställningsförmåner:

Tjänstebil och bilförmån
Pensionsval och försäkringar
Friskvårdsbidrag
Mobil- och hemdatorförmåner

Verkligt exempel: Tech-företag med 30 anställda

"Vi växer snabbt och anställer ofta. Tidigare var onboarding krånglig - medarbetaren fick ett paket med 5-7 dokument att skriva ut, signera och skanna tillbaka. Det tog ofta en vecka."

"Nu skickar vi alla dokument digitalt innan dag 1. Den nya medarbetaren signerar allt på kvällen och kan börja direkt på måndagen. Vi har minskat onboarding-tiden från en vecka till några timmar. Dessutom sparar vi massor av papper och administration."

GDPR och personuppgiftshantering

Är e-signering GDPR-kompatibelt?

Ja! E-signering med BankID är fullt GDPR-kompatibelt när det görs på rätt sätt. Läs mer om vår säkerhet och trygghet:

Så uppfyller SigneraDokument GDPR-kraven

Ändamålsbegränsning: Dokumenten används endast för signering
Lagringsminimering: Automatisk radering efter 30 dagar
Säkerhet: Kryptering under överföring och lagring
Transparens: Alla parter informeras om hanteringen
Dataminimering: Vi sparar endast nödvändig information

Ert ansvar som arbetsgivare

Som HR-avdelning måste ni:

Spara dokumenten själva: Vi raderar efter 30 dagar, ni måste arkivera långsiktigt
Ha ett personuppgiftsbiträdesavtal: Vi tillhandahåller standardavtal
Informera medarbetare: Berätta hur personuppgifter hanteras
Hantera registerutdrag: Om medarbetare begär sina uppgifter

Lagring och arkivering

Enligt arbetsmiljölagen och bokföringslagen måste anställningsavtal sparas:

Anställningsavtal: Under hela anställningen + 2 år efter avslutad anställning
Löneuppgifter: 7 år enligt bokföringslagen
Arbetsmiljödokumentation: 10 år

Viktigt att veta

SigneraDokument raderar automatiskt dokument efter 30 dagar. Det är ert ansvar som arbetsgivare att spara de färdigsignerade avtalen långsiktigt i ert eget HR-system eller arkiv.

Integration i er HR-process

Onboarding: Dag -7 till Dag 1

1
Dag -7: Muntligt erbjudande accepterat
- Förbered alla nödvändiga dokument (anställningsavtal, NDA, policyer)
- Ladda upp som PDF-filer
2
Dag -6: Skicka för e-signering
- Lägg till ny medarbetare som signerare
- Lägg till HR-representant som medundertecknare
- Aktivera påminnelser
3
Dag -5 till -1: Medarbetaren signerar
- Medarbetaren läser och signerar i sin egen takt
- Automatiska påminnelser om något glöms
- HR kan följa status i realtid
4
Dag 1: Första arbetsdagen
- Alla dokument är redan signerade
- Medarbetaren kan börja arbeta direkt
- Ni kan fokusera på introduktion istället för administration

Löpande under anställningen

När ändringar behöver göras:

Förbered ändringsavtal med nya villkor
Skicka för e-signering till medarbetaren
Klart på några timmar istället för möte eller postutskick
Spara det signerade avtalet i personalakt

Offboarding: När anställningen avslutas

Skicka uppsägning eller avgångsavtal för signering
Dokumentera överenskommelse om sista arbetsdag
Bekräftelse av återlämnad utrustning
Tydlig dokumentation för ev. framtida tvister

Tidsbesparing och kostnadsjämförelse

Traditionell process (papper)

Per nyrekrytering med 5 dokument att signera:

Förberedelse: 20 min (skriva ut, sortera, förbereda)
Möte eller postutskick: 30-60 min (möte) eller 3-5 dagar (post)
Väntan: 1-7 dagar tills alla dokument kommer tillbaka
Arkivering: 15 min (skanna, namnge, spara)
Kostnad: Porto (50-100 kr), tid (1-2 timmar), försenad start
Total tid: 1-2 timmar + 1-7 dagars väntetid

Med e-signering

Per nyrekrytering med 5 dokument:

Förberedelse: 5 min (ladda upp PDF:er)
Utskick: 2 min (lägg till signerare, skicka)
Väntan: 2-24 timmar (oftast samma dag)
Arkivering: Automatiskt via e-post
Kostnad: 5 × 49 kr = 245 kr (inget porto, ingen tid)
Total tid: 7 minuter + några timmar väntetid

Räkneexempel per år

Företag som anställer 20 personer per år med i genomsnitt 4 dokument per person:

Traditionellt: 20-40 timmar HR-tid + 1000-2000 kr i porto
E-signering: 2-3 timmar HR-tid + 3920 kr (80 dokument × 49 kr)
Besparing: 17-37 timmar per år som kan läggas på annan HR-verksamhet

Om HR-tidens värde är 500 kr/timme:

Tidsbesparing: 17 × 500 = 8500 kr i arbetstid
Porto och material: 1500 kr
Total besparing: 10 000 kr - 3920 kr (e-signering) = 6080 kr + 17 timmar

Verkligt exempel: HR-avdelning med 80 medarbetare

"Vi har en HR-avdelning med 2 personer som hanterar 80 medarbetare. Tidigare spenderade vi minst 4-5 timmar per månad på att skriva ut, skicka och skanna personalhandlingar."

"Med e-signering har vi nästan helt eliminerat pappershanteringen. Vi skickar allt digitalt och får tillbaka signerade dokument samma dag. Vi har sparat minst 50 timmar per år som vi nu kan lägga på strategiskt HR-arbete som kompetensutveckling och medarbetarnöjdhet."

Vanliga frågor från HR-avdelningar

Är e-signerade anställningsavtal juridiskt bindande?

Ja, fullständigt! BankID-signering är en avancerad elektronisk signatur (AES) enligt eIDAS med starkt juridiskt bevisvärde. Alla svenska domstolar godkänner e-signerade anställningsavtal.

Vad händer om medarbetaren inte har BankID?

Nästan alla svenskar har BankID idag. Om någon inte har det kan de skaffa det gratis via sin bank på några minuter. För utländska medarbetare utan svenskt personnummer fungerar tyvärr inte BankID - då krävs traditionell signering.

Kan vi integrera med vårt HR-system?

SigneraDokument har för närvarande ingen API-integration. Tjänsten används fristående via webbgränssnittet. För helintegrerade lösningar med ATS, lönesystem etc rekommenderar vi HR-specifika plattformar som Bamboo HR eller Workday.

Hur sparar vi de signerade dokumenten långsiktigt?

De färdigsignerade dokumenten skickas automatiskt till alla parter via e-post. Du kan spara dessa PDF:er direkt i ert befintliga HR-system, filserver eller dokumenthanteringssystem. Vi raderar dokumenten efter 30 dagar så ni måste ha egna rutiner för långtidsarkivering.

Vad säger facket om e-signering?

De flesta svenska fackförbund godkänner e-signering av anställningsavtal. Det påverkar inte medarbetarens rättigheter - avtalet är lika bindande oavsett signeringsmetod.

Kan vi ha e-signering för vissa dokument och papper för andra?

Absolut! Ni kan använda e-signering när det passar och falla tillbaka på traditionell signering när det behövs. Det är helt upp till er.

Behöver vi uppdatera våra HR-policyer?

Det kan vara bra att nämna i er personalhandbok att ni använder digital signering med BankID. Detta är mest för transparens och information till medarbetare.

Fungerar det för visstidsanställningar och timanställda?

Ja, perfekt! E-signering passar alla anställningsformer - tillsvidare, visstid, timavtal, praktik etc.

Kom igång med digital HR-hantering

1. Digitalisera era dokumentmallar

Konvertera era befintliga mallar (Word/Google Docs) till PDF-format. Se till att de innehåller all nödvändig information.

2. Testa internt först

Prova tjänsten med ett testdokument mellan HR-kollegor för att förstå flödet.

3. Börja med nyrekryteringar

Använd e-signering för nya anställningar först. Det är enklast att introducera i början av anställningsresan.

4. Utbilda HR-teamet

Se till att alla på HR förstår hur tjänsten fungerar och kan guida medarbetare.

5. Informera medarbetarna

Berätta att ni använder digital signering. De flesta uppskattar det moderna sättet.

6. Etablera arkiveringsrutiner

Säkerställ att ni har en tydlig process för att spara de färdigsignerade dokumenten i ert HR-system.

Redo att digitalisera er HR-process?

Snabbare onboarding, mindre administration och nöjdare medarbetare

Börja med e-signering idag