E-signering för HR och personalavdelningar

Anställningsavtal

Det viktigaste dokumentet i rekryteringsprocessen. Läs mer om att signera anställningsavtal digitalt:

• Skicka anställningsavtal direkt efter muntligt erbjudande
• Kandidaten kan signera samma dag
• Medarbetaren kan börja tidigare när allt är klart snabbt
• Perfekt för distansanställningar - inget kontorsbesök behövs
• Tydlig dokumentation av alla anställningsvillkor

Sekretessavtal och tystnadsplikt

Ofta behövs innan medarbetaren börjar. Läs mer om att signera sekretessavtal digitalt:

• Skicka tillsammans med anställningsavtalet
• Medarbetaren signerar allt samtidigt
• Extra viktigt för roller med tillgång till känslig information
• Kan signeras även före anställningens start

Ändringsavtal

Vid förändringar under anställningen:

• Löneökningar och justeringar
• Ändrad arbetstid eller tjänstgöringsgrad
• Nya arbetsuppgifter eller titel
• Distansarbete och hybridarbete
• Förändrade förmåner

Uppsägningar och avgångsavtal

Vid anställningens slut:

• Uppsägning från arbetsgivare eller arbetstagare
• Avgångsavtal och överenskommelser
• Bekräftelse av sista arbetsdag
• Återlämning av utrustning och nycklar

Personalhandbok och policydokument

Bekräfta att medarbetaren tagit del av viktiga dokument:

• Personalhandbok och företagsregler
• IT-policy och säkerhetspolicy
• Alkohol- och drogpolicy
• Likabehandlingsplan
• GDPR-information och samtycken

Kompetensutveckling och utbildning

Avtal kring kompetensutveckling:

• Utbildningsavtal med återbetalningsskyldighet
• Certifieringar och licensavtal
• Studieledighet och karriärutveckling

Förmåner och extraförsäkringar

Dokument kring anställningsförmåner:

• Tjänstebil och bilförmån
• Pensionsval och försäkringar
• Friskvårdsbidrag
• Mobil- och hemdatorförmåner

Är e-signering GDPR-kompatibelt?

Ja! E-signering med BankID är fullt GDPR-kompatibelt när det görs på rätt sätt. Läs mer om vår säkerhet och trygghet:

Ert ansvar som arbetsgivare

Som HR-avdelning måste ni:

• Spara dokumenten själva: Vi raderar 30 dagar efter slutförd signering, ni måste arkivera långsiktigt
• Se över personuppgiftsbiträdesavtal: Kontakta oss om ni har frågor om hur vi behandlar personuppgifter
• Informera medarbetare: Berätta hur personuppgifter hanteras
• Hantera registerutdrag: Om medarbetare begär sina uppgifter

Lagring och arkivering

Som arbetsgivare ansvarar ni för att spara er kopia av de signerade dokumenten enligt de regler som gäller för er verksamhet:

• Spara PDF:en: Lägg det signerade dokumentet från e-posten i personalakten eller HR-systemet
• Gallra enligt era regler: Hur länge olika handlingar ska sparas beror på vilka regler som gäller för just er
• Verifiera vid behov: Signaturerna i PDF:en kan kontrolleras på signeradokument.se/verifiera

Räkneexempel per år

Företag som anställer 20 personer per år med i genomsnitt 4 dokument per person:

• Traditionellt: 20-40 timmar HR-tid + 1000-2000 kr i porto
• E-signering: 2-3 timmar HR-tid + 3920 kr (80 dokument × 49 kr)
• Besparing: 17-37 timmar per år som kan läggas på annan HR-verksamhet

Om HR-tidens värde är 500 kr/timme:

• Tidsbesparing: 17 × 500 = 8500 kr i arbetstid
• Porto och material: 1500 kr
• Total besparing: 10 000 kr - 3920 kr (e-signering) = 6080 kr + 17 timmar

Är e-signerade anställningsavtal juridiskt bindande?

Ja. BankID-signering är en avancerad elektronisk signatur (AES) enligt eIDAS med starkt juridiskt bevisvärde. Enligt artikel 25.1 i eIDAS får en elektronisk underskrift inte nekas rättslig verkan eller giltighet som bevis enbart för att den är elektronisk.

Vad händer om medarbetaren inte har BankID?

De flesta i Sverige har BankID idag. Om någon inte har det kan de skaffa det gratis via sin bank. Signering kräver svenskt BankID (med personnummer eller samordningsnummer) - för medarbetare utan svenskt BankID krävs traditionell signering.

Kan vi integrera med vårt HR-system?

Tjänsten används i dag fristående via webbgränssnittet, men det finns ett API för integrationer - kontakta oss om ni vill koppla det till ert HR-system.

Hur sparar vi de signerade dokumenten långsiktigt?

De färdigsignerade dokumenten skickas automatiskt till alla parter via e-post. Du kan spara dessa PDF:er direkt i ert befintliga HR-system, filserver eller dokumenthanteringssystem. Vi raderar dokumenten 30 dagar efter att alla signerat, så ni måste ha egna rutiner för långtidsarkivering.

Vad säger facket om e-signering?

E-signering påverkar inte medarbetarens rättigheter - avtalet är lika bindande oavsett signeringsmetod. Kontrollera gärna om ert kollektivavtal ställer särskilda krav på hur vissa handlingar ska undertecknas.

Kan vi ha e-signering för vissa dokument och papper för andra?

Absolut! Ni kan använda e-signering när det passar och falla tillbaka på traditionell signering när det behövs. Det är helt upp till er.

Behöver vi uppdatera våra HR-policyer?

Det kan vara bra att nämna i er personalhandbok att ni använder digital signering med BankID. Detta är mest för transparens och information till medarbetare.

Fungerar det för visstidsanställningar och timanställda?

Ja, perfekt! E-signering passar alla anställningsformer - tillsvidare, visstid, timavtal, praktik etc.